1.4.2019

Tuhle situaci určitě znáte: pracovní úkoly se nahromadily, najednou nestíháte, máte povinností až nad hlavu a nevíte, kde začít. Pokud byste právě teď nejvíc ze všeho potřebovali, aby den měl přinejmenším dvojnásobný počet hodin, třeba vám pomohou rady, jak si práci urychlit.

  1. Multitasking není řešení…

Umění dělat několik věcí najednou je obdivuhodné. Otázka je, do jaké míry může tzv. multitasking fungovat – je totiž prokázané, že pokud se snažíme soustředit na více činností zároveň, nedokážeme ani jednu z nich vykonat pořádně. Platí to zvláště v případech, kdy se jedná o dvě velmi podobné činnosti – například odpovídat na více e-mailů současně. Paradoxně tak víc práce uděláte, pokud se nebudete snažit vše za každou cenu urychlit snahou v jednu chvíli pracovat na dvou či více úkolech.

  1. …nebo ano?

Ovšem pozor – existují i situace, kdy se multitasking naopak může vyplatit. A to tehdy, když vykonáváme dvě či více zcela nesouvisejících činností, takže jedna druhou nemůže ovlivnit. Zní to možná obtížně, ale ve skutečnosti to běžně dělá každý z nás – například chodit a přitom mluvit nebo jíst bez potíží zvládneme všichni. Z vašeho seznamu povinností tedy rychleji ubude, pokud spojíte třeba cestu hromadnou dopravou a četbu, vycházku na nákup s telefonátem a podobně.

  1. Nenechte se rušit…

Jedním ze spolehlivých zabijáků pracovní produktivity jsou neustálé rušivé vlivy, především hluk nebo pohyb většího množství lidí v zorném poli. Ne nadarmo jsou kanceláře typu open-space z tohoto hlediska považovány za problematické. Pokud je to jen trochu možné, vyhraďte si pro svou práci klidné místo, kde nic nebude přerušovat vaše soustředění. I v open-spacech se dá alespoň částečně odstřihnout od okolí – pomohou sluchátka nebo správně zvolené místo k sezení.

  1. …ale taky ne úplně izolovat

Naprosto klidné a tiché prostředí však může vést k opačnému efektu – pokud naši hlavu nebude aspoň čas od času něco trochu rozptylovat, nevydrží dlouho se intenzivně soustředit na jednu věc. Co s tím? Pomůže hudební kulisa nebo rádio – záleží na tom, jaký typ práce děláte. Ke kreativním činnostem se dobře hodí mluvené slovo, ovšem třeba při psaní by mohlo působit spíše rušivě. Nezapomeňte však, že hudba má pouze podpůrnou funkci a neměli byste se nechat unést. Raději proto tentokrát nechte knoflík na zvýšení hlasitosti bez povšimnutí.

  1. Delegujte

Tuhle radu samozřejmě nemůže využít každý zaměstnanec, nicméně řada pracovních pozic umožňuje rozvrhnout povinnosti mezi více členů týmu. Máte-li alespoň částečnou rozhodovací pravomoc, delegujte část povinností na své podřízené.

  1. Potlačte perfekcionismus

Všimněte si, že nedostatkem času často trpí ti pracovníci, kteří mají sklony k puntičkářství. Vlastně je to však logické – každou činnost totiž dotahují až do konce a záleží jim na každém detailu, ve výsledku tak stráví mnoho času nad maličkostmi, na kterých ve skutečnosti nezáleží. Netvrdíme samozřejmě, že tomu tak je vždycky – jsou situace, kdy je perfekcionismus k nezaplacení. Ovšem pokud se naučíte rozlišovat podstatné od méně podstatného a ve chvílích, kdy to není nutné, nebudete řešit drobnosti, máte nakročeno k úspěchu.

  1. Nebojte se odmítnout

Tohle se většina z nás musí nejprve naučit, také proto se vyslovení slůvka „ne“ někdy označuje za umění. Ale je to jeden z klíčů k efektivitě práce – jakmile cítíte, že už máte naloženo až příliš, nemá smysl bezhlavě přijímat další závazky a hroutit se pod jejich množstvím. Tam, kde je to možné, proto upřímně vysvětlete svou situaci a odmítněte: „Omlouvám se, ale mám toho teď tolik, že na další úkol zkrátka nemám kapacitu. Myslím, že ani jedna strana by s výsledkem nebyla spokojená.“

  1. Vytvořte si optimální pracovní prostředí

A teď ruku na srdce: je deska vašeho pracovního stolu stále ještě vidět? Čím víc věcí nás obklopuje, tím je naše pozornost roztříštěnější. Základem pro rychle odvedenou práci je tedy čisté a uklizené pracovní prostředí – ještě než usednete k počítači, udělejte si kolem něj místo a dejte stranou vše, co tam nepatří. A vůbec nejlépe se pracuje tam, kde se vám to líbí. Umístěte si proto na pracovní stůl třeba květinu nebo fotografii, zkrátka vytvořte si takové místo, které budete milovat.

  1. Vyhlaste válku sociálním sítím

Asi tušíte, co vám při práci krade nejvíc času – jsou to sociální sítě, kde většina z nás tráví delší dobu, než by se nám zamlouvalo. Jak z toho ven? Existuje řada možností. Pokud se nemůžete spolehnout pouze na vlastní pevnou vůli a „nepřeklikávat“, můžete vyzkoušet třeba aplikace, které vám zablokují přístup na konkrétní stránky, případně budou měřit čas tam strávený a upozorní vás ve chvíli, kdy překročíte stanovenou hranici. A někdy stačí být zkrátka offline – pak vás nebudou obtěžovat neustálé notifikace o nových zprávách.

  1. Odpočiňte si

Rada na závěr vypadá trochu paradoxně, ale funguje naprosto spolehlivě. Unavený a přepracovaný zaměstnanec podává jen omezený výkon, a třebaže máte možná pocit, že chvilka oddechu je to poslední, co si teď můžete dovolit, opak je pravdou. Pravidelné pauzy na „vyvětrání hlavy“, lehké protažení a odreagování vám totiž pomohou najít novou energii a inspiraci.

 

A pak si najděte práci, která vás bude bavit.